Miközben az azonosított adózók száma várhatóan növekedésnek indul idén, a vállalkozásoknak az ellenőrzéseknél is egyre szigorodó feltételekre, és növekvő bírságokra kell számítaniuk a múlt év végén elfogadott törvényi módosításoknak megfelelően. Az ellenőrzések során az adóhatóság a vállalkozásnál fellelhető bizonylatok és dokumentumok megfelelő, rendezett állapotban történő átadását várja el, akár több évre visszamenőleg keletkezett dokumentumok esetén is. Az ellenőrzések időtartalmának elhúzódása, illetve az esetleges hiánypótlások elkerülése érdekében fontos a vállalatok számára az ügyletek során keletkező iratok, dokumentumok hiánytalan megőrzése, valamint azok gyors visszakereshetőségének biztosítása, ugyanis 2012 januárjától az iratmegőrzési kötelezettség nem teljesítése akár 1 millió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható.
Az iratmegőrzési kötelezettségek közül kiemelkedik a nyomdai úton előállított bizonylatok megőrzésének kötelezettsége, amelynek elmulasztása esetén a szankció mértéke hiányzó számlánként / nyugtánként 500 ezer forintig is terjedhet. Mindezen túlmenően, amennyiben a bizonylatokat nem a bejelentett iratőrzési helyen tárolja a társaság, fel kell készülni akár nagy mennyiségű dokumentum néhány munkanapon belüli „utaztatására” is, ami szintén nem elhanyagolható költséget jelent.
A törvényes működés fenntartása mellett (és annak érdekében) az egyetlen logikus lépés a cégek számára ebben a környezetben az lehet, hogy még az eddiginél is nagyobb figyelmet fordítanak az iratmegőrzés, dokumentumkezelés területére – mutatott rá Sándor Zsolt. Hozzátette, hogy az említett kockázatok kezelésének egy alternatívája lehet a digitális dokumentumkezelés.
Az iratkezelés folyamata akár teljesen „papírmentessé” is tehető: a papíralapú dokumentumok digitalizálása és ezt követő feldolgozása révén mind az alapdokumentumok, mind pedig a számviteli, adó- és bérszámfejtési nyilvántartások könnyen – az interneten keresztül gyakorlatilag bárhonnan - hozzáférhetőek maradnak, elvesztésük, elkeveredésük, megsemmisülésük szinte kizárható. A számviteli-, illetve az adószabályok pedig meghatározott feltételek – fokozott biztonságú elektronikus aláírás és időbélyegző – megléte esetén a papír alapú bizonylatokkal egyenértékűnek fogadják el az elektronikusan előállított, illetve papírból digitalizált bizonylatokat, ezáltal nélkülözhetővé téve a papír alapú bizonylatok megőrzését.
Mindennek az lehet az eredménye, hogy a vállalkozás minimálisra csökkentheti az iratkezeléssel kapcsolatos hibalehetőségek számát, és a bírságolás kockázatát. Ezen felül mintegy ráadásként jelentkeznek további előnyök, hiszen a digitális dokumentumkezeléssel a cég növelheti működésének hatékonyságát is, a papír dokumentumok kezelésére vonatkozó tevékenységekre fordított jelentős erőforrások, illetve idő megtakarításával.
