Legyünk költséghatékonyak!
Ha egy vállalat évi 100-150 darab számlánál többet állít ki, akkor már megéri az elektronikus számlázást választani. A NetLock kalkulátorával az is könnyedén kiszámolható, hogy pontosan mekkora megtakarítás érhető el.
Forrás: www.netlock.hu
Csökkentsük az adminisztrációs terheket!
A számla kiállítása, nyomtatás, aláíratás, pecsételés, borítékolás, postán sorban állás, iktatás… - jól ismert folyamatot kis bosszúságaival együtt. Az elektronikus számla kiállítása, hitelesítése, elküldése és iktatása mindössze néhány kattintásból áll, fel sem kell állni az íróasztaltól.
Egyszerűsítsük a kereshetőséget, tegyük biztonságosabbá a tárolást!
Előfordult már, hogy egy hónapokkal vagy akár évekkel korábbi számlát kellett előkeresni? Dobozok, iktatómappák átkutatása után valahol a szekrény aljából került elő végül a papír. Az elektronikus számlák tárolása is elektronikus, ami gyors és egyszerű visszakereshetőséget biztosít, ráadásul megfelelő informatikai környezetben biztonságosabb tárolást tesz lehetővé.
Gyorsítsuk fel a fizetést!
Míg a papíralapú számlák esetében a kézbesítés napokba telik, addig az elektronikus verzió percek alatt a vevőnél van, ami jelentősen gyorsíthatja a fizetést. Nem beszélve arról, hogy ha a papíralapú számlával probléma van, és vissza kell küldeni, újat kell kiállítani, szintén újabb napok, hetek telhetnek el, mire megérkezik a bankszámlára a számla ellenértéke.
Legyen kisebb az ökológiai lábnyomunk!
Ma már a felelős vállalatok működését meghatározza, hogy környezettudatos megoldásokat válasszanak, és például minél kevesebb papírt használjanak, minél kevesebbet nyomtassanak. Az elektronikus számlák esetében nincs szükség sem papír-, sem nyomtatóhasználatra.
Éljünk a pályázati lehetőségekkel!
Az Európai Unió irányelveivel összhangban Magyarországon is cél, hogy minél több vállalat válassza az elektronikus számlázást. Ennek megfelelően a pályázati kiírásokban gyakran szerepet kap az elektronikus számlázás bevezetésének támogatása, sőt a pályázatok elbírálásánál nem egyszer pluszponttal hálálják meg, ha a pályázó elektronikusan számláz. Érdemes figyelni a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség oldalán elérhető pályázati lehetőségekre.
Jó tudni…
A számlákkal kapcsolatos általános követelmény, hogy biztosítani kell az eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.
Az elektronikusan kiállított számlák kizárólag elektronikusan őrizhetők meg, amelyhez az elektronikus aláírás mellett időbélyeggel is el kell látni a dokumentumot. Érdemes tehát olyan megoldást választani, amelynek része az időbélyeg szolgáltatás is.
Nem szükséges a vevőtől külön engedélyt kérni elektronikus számlázáshoz, elegendő, ha ráutaló magatartást tanúsít, vagyis kifizeti a számlát, ezzel elfogadta, hogy elektronikusan számlázzunk neki.
A számlázás teljesen elektronikussá tétele mellett arra is van lehetőség, hogy a papíralapú számlák másodbizonylatait őrizzük meg elektronikusan.
